Разъездной характер работы сотрудника: обязанности работодателя и варианты компенсаций

Сотрудникам, постоянная работа которых выполняется в пути или имеет разъездной характер (водитель, экспедитор, курьер, торговый агент и т.п.), работодатель обязан возместить связанные со служебными поездками расходы на основании  ст. 168.1 ТК РФ.  К таким выплатам важно правильно применить нормы НК РФ по  НДФЛ и страховым взносам и выполнить ряд условий.

Возмещению подлежат:

• расходы на проезд;
• расходы на наем жилого помещения;
• суточные (ограничения размера для суточных ТК РФ не устанавливает);
• иные расходы работника с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами и трудовым договором.

Указанные выплаты не облагаются страховыми взносами (абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ), не облагается НДФЛ(абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ) в случае их документального подтверждения, при отсутствии подтверждающих расходы документов суммы таких выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению взносами и НДФЛ в общеустановленном порядке.

Суточные, выданные в связи с "разъездной" работой, не облагаются страховыми взносами и НДФЛ в размере, установленном локальным актом организации (письмо Минфина РФ от 22.08.2019 г. N 03-15-06/64487).  

Данные компенсационные выплаты, при соблюдении перечисленных условий учитываются работодателем для целей налогообложения прибыли (ст.313, п.1 ст.252 НК).

Если указанным сотрудникам выплачивается надбавка (доплата) к окладу за разъездной характер работы, то она облагается НДФЛ и взносами и включается в налоговые расходы по статье расходы на оплату труда.

Таким образом, для работодателя наиболее выгодным является вариант компенсации за разъездной характер работы, при котором выплачиваются суточные и компенсируются расходы на проезд (по документам).