Электронные больничные листы - что успеть сделать работодателю до 1 января 2022 года?

1

Во-первых, необходимо установить программу, чтобы работать с электронными больничными.

Во-первых, в 2021 году сумма фиксированных страховых взносов, которые уплачивает предприниматель за себя останется в прежнем размере, то есть 40 874 рубля (Федеральный закон от 15.10.2020 № 322-ФЗ внес изменения в ст.430 НК), к сожалению, в 2022 году и в 2023 году произойдет увеличение – 43 211 рублей и 45 842 рубля соответственно.

2

Для этого придется зарегистрировать организацию в системе информационного взаимодействия Фонда социального страхования. Без этого вам не удастся передать в фонд данные, которые необходимы, чтобы работники получили от ФСС пособия.

ЭП можно получить:

1. Платно. Для этого надо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Адрес ближайшего можно посмотреть на сайте Минкомсвязи.
2. Бесплатно. Для этого директор или индивидуальный предприниматель должны обратиться в удостоверяющий центр ФНС. Список отделений, где предоставляют эту услугу, найдете на сайте налоговой в разделе «Порядок получения электронной подписи».

Если для организации уже оформляли электронную подпись, не торопитесь обращаться за еще одной. Уточните у оператора, подходит ли ваша подпись для работы в личном кабинете на сайте Фонда социального страхования.

3

В-третьих, необходимо создать личный кабинет организации на Госуслугах.

Для этого создать личный кабинет на портале и авторизовать его должен сначала директор. Из своей учетной записи он сможет зарегистрировать организацию. Если аккаунт на Госуслугах у компании уже есть, вам понадобятся логин и пароль от него.

4

В-четвертых, необходимо заключить соглашение об информационном взаимодействии с ФСС.

Чтобы это сделать скачайте шаблон соглашения с сайта фонда и впишите в шапку и в последний раздел документа реквизиты организации. Попросите директора подписать соглашение и поставить печать организации. Вместо директора подписать документ может сотрудник, у которого есть доверенность. Отдайте соглашение в бумажном виде в ваше территориальное отделение ФСС.

5

В-пятых, необходимо завести личный кабинет на сайте ФСС или скачать программу.

Заполнить больничный листок можно двумя способами: в личном кабинете на сайте фонда или в специальной программе. Чтобы завести личный кабинет на сайте Фонда социального страхования cabinets.fss.ru, понадобятся логин и пароль от аккаунта организации на Госуслугах. Программу «Подготовка расчетов для ФСС» можно бесплатно скачать с сайта фонда — пройдите по той же ссылке и выберите раздел «ЭЛН». Там же найдете инструкцию пользователя, которая поможет разобраться, как работать в программе.

6

В-шестых, нужно разработать процедуру, по которой будете принимать электронные больничные.

К электронным больничным придется привыкать не только вам, но и работникам. Для того чтобы у них не возникло проблем с тем, чтобы передать вам свой листок нетрудоспособности и получить больничное пособие, разработайте алгоритм, по которому они должны действовать. Закрепите его в ЛНА и раздайте памятки — так сотрудникам будет проще сориентироваться.

Отказаться принять у работника электронный больничный с января вы не имеете права. Поэтому, если оставите редакцию ЛНА, в которой разрешили работникам сдавать только бумажные больничные, применять ее вы не сможете, ст. 8 ТК.

Учтите, что открывать бумажные листки нетрудоспособности после 1 января врачи не будут, но это не значит, что работники вам их не принесут. Ведь у сотрудника есть целых полгода после того, как ему закрыли больничный, чтобы предъявить документ и получить пособие. Поэтому на первое время придется оставить порядок, в котором работники должны предъявить бумажный больничный. Позже сможете его отменить или просто не применять.

Принять бумажный больничный в 2022 году вы будете должны, только если его выдали до 31 декабря 2021 года. Например, если работник заболел в 2021 году, но закрыл больничный уже в январе или не успел принести его вам до нового года. В этом случае вы должны будете направить в ФСС сведения о том, что работнику нужно выплатить пособие, через систему электронного документооборота — СЭДО. После этого фонд направит вам запрос о предоставлении недостающих сведений. Ведь автоматически информацию о бумажном больничном, как об электронном, фонд не получит.

В случае если листок нетрудоспособности работнику откроют в 2021-м, а продлят уже после нового года, листок-продолжение выдадут в электронном виде, даже если первоначальный больничный был бумажным.

Если за время болезни работник получил два больничных в разных форматах, ФСС оплатит пособие по обоим листкам нетрудоспособности. Но информацию о бумажном больничном должна будет предоставить в фонд организация. Автоматически в ФСС попадет только информация о периоде нетрудоспособности, на который оформили электронный больничный.

7

В-седьмых, необходимо сообщить работникам о том, что формат больничных изменится.

В этом случае новый формат не станет для работников неожиданностью, и они не забросают вас вопросами, когда в новом году не смогут получить привычный документ. Персоналу потребуется время, чтобы создать аккаунты на Госуслугах и в личном кабинете получателя услуг ФСС. Если вы заранее сообщите им, что личный кабинет даст им новые возможности, чтобы отслеживать свои пособия, они успеют подготовиться к январю.

Ознакомьте работников с изменениями, которые вы внесете в ЛНА, ч. 2 ст. 22 ТК. А после этого разошлите работникам памятку о том, как им действовать, если получат электронный больничный. Ведь локального нормативного акта не будет у них перед глазами. Так вы облегчите себе работу — если не будет понятного алгоритма, со всеми вопросами работники будут звонить и приходить к вам.

Ниже мы приводим текст памятки для работников, с помощью которой вы можете информировать сотрудников о том, как перейти на электронные больничные.