Бизнес и «самозанятые» - документальное оформление безопасных отношений

Продолжаем тему про «самозанятых» и разберем особенности документального оформления взаимоотношения бизнеса с «самозанятым» физическим лицом.

Бизнес - юридические лица и индивидуальные предприниматели могут работать с физлицами - «самозанятыми» как в очном формате так и дистанционно (Письмо Минфина России от 29.05.2019 N 03-11-11/38994), а та же с «самозанятыми» иностранными  гражданами, если они граждане ЕАЭС, а с 01.08.2022 также и Украины (ст. 5 Закона об НПД от 27.11.2018 N 422-ФЗ). «Самозанятый» может одновременно быть наемным сотрудником, но не  в организации, которая является его заказчиком, и получать доход по трудовому договору.

Напомним, что бизнес может заказать у «самозанятого» гражданина услуги, работы или  готовую продукцию не поименованную  в виде ограничения в  соответствии ч. 2 ст. 4 , п.2 ст. 6 Закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ.  Так «самозанятый» граждане не смогут в рамках налогового режима НПД продать Вам:

• Товар, ранее приобретенный с целью перепродажи;
•  подакцизные товары и товары, подлежащие обязательной маркировке;
• предоставить в аренду нежилую недвижимость;
• продавать полезные ископаемые;
• быть посредником, т.е. быть агентом или комиссионером;
• оказывать услуг по доставке товаров с приемом платежей в пользу других лиц.

«Самозанятый» должен выполнять услугу или работы самостоятельно, т.к. не имеет права привлекать наемных сотрудников по трудовым договорам.

Прямая финансовая выгода для бизнеса в привлечении «самозанятого»

Прямая финансовая выгода для бизнеса в привлечении «самозанятого» гражданина - экономия на налогах, поскольку Заказчик с суммы оплаченных услуг «самозанятому» не удерживает НДФЛ 13%, не уплачивает страховые взносы 30% и взносы от несчастных  случаев на производстве.

Налоги от своего дохода «самозанятый» уплачивает в бюджет самостоятельно в размере 6% (ч. 8, 9, 11 ст. 2, ст. 10 Закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ).  При этом вознаграждение, выплаченное  «самозанятому» является налоговым расходом у Заказчика для налога на прибыль и для УСН (доходы минус расходы). Налог от полученного «самозанятым» дохода ежемесячно рассчитает сама налоговая инспекция на основании данных «самозанятого» о расчетах с покупателями (заказчиками) в мобильном приложении "Мой налог" (ч. 1, 2 ст. 11, ст. 13, ч. 1 ст. 14 Закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ).

Требования, которые необходимо соблюдать при  оформление отношений с  «самозанятым»

Обращаем Ваше внимание на требования, которые необходимо соблюдать при  оформление отношений с  «самозанятым», что обеспечит налоговую безопасность  Вашего бизнеса

Первый самый важный момент - в качестве  «самозанятого» не может быть физическое лицо, ранее работавшее в Вашей компании в качестве наемного сотрудника по трудовому договору, если  с момента его увольнения  прошло менее двух лет ( п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона N 422)

Следующим этапом в отношениях с «Самозанятым» гражданином является документальное оформление.

Оформляем договор с самозанятым

Приобретение организацией или предпринимателем товаров, имущественных прав, выполнение работ или оказание услуг у  «самозанятого» гражданина, применяющего  специальный налоговый режим, оформляется гражданско-правовым договором в общем порядке - в простой письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ).

При оказании услуг по сделке, исполняемой немедленно при заключении договора, заключение договора в письменной форме не требуется. Факт заключения договора подтверждается уплатой заказчику соответствующей суммы за оказанные услуги (п. 2 Письма ФНС России от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@).

В случае оказания экономическому субъекту услуги регулярно в течение определенного промежутка времени, договор с «самозанятым» заключаем. Существуют особые требования к такому договору во избежания рисков переквалификации его в трудовой договор. В частности, в договоре с самозанятым не должно быть пунктов, указывающих на должность, плату за выполнение трудовых функций, социальные гарантии и обязанности соблюдать правила внутреннего распорядка и т.п.. Договор с самозанятым - это договор на возмездное оказание услуг, аренды, подряда и т.п.

В числе обязательных пунктов договора  с «самозанятым» необходимо выделить:

• статус физического лица - самозанятый, который обязуется платить налоги за себя самостоятельно;
• размер штрафа - 43%. Если человек перестанет быть самозанятым раньше окончания срока действия договора, из этой суммы организация заплатит страховые взносы;
• гарантию того, что самозанятый не снимется с учета на время действия договора.

Кроме того, чтобы свести к минимуму риски доначисления НДФЛ  и страховых взносов, рекомендуем проявлять осмотрительность: самозанятый должен предоставить  справку из ИФНС о своем статусе налогоплательщика. Проверить регистрацию физлица в виде плательщика НПД можно на сайте ФНС России. Рекомендуем проверять статус самозанятого каждый раз, перед тем как подписывать с самозанятым акт выполненных работ (оказанных услуг) и выплачивать ему аванс или вознаграждение.

Оформляем первичные документы, подтверждающие оказание услуг, выполнение работ по договору

Счет:

Законодательством не установлена обязанность выставлять самозанятому счета на оплату. Если в договоре  это обязательство прописано или  Вам так удобно работать с самозанятым, то самозанятый  может сформировать счет  в мобильном приложении "Мой налог" и веб-кабинете "Мой налог" (Письмо ФНС России от 13.01.2023 N ЗГ-3-20/319@).

Чек:

При осуществлении расчетов, связанных с получением доходов от оказания услуг, самозанятый обязан с использованием мобильного приложения "Мой налог" передать сведения о произведенных расчетах в налоговый орган, сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю (заказчику) (ч. 1 ст. 14 Закона N 422-ФЗ; п. 15 Порядка).

Чек должен быть сформирован самозанятым и  передан заказчику в момент расчета наличными денежными средствами и/или с использованием электронных средств платежа. При денежных расчетах в безналичном порядке чек должен быть сформирован не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем проведения расчетов (ч. 1 ст. 9, ч. 3, 6 ст. 14 Закона N 422-ФЗ).

Организация или ИП, получившая от самозанятого физлица чек из приложения "Мой налог", сможет учесть выплаченную самозанятому сумму в расходах бизнеса, снизив тем самым налоговую нагрузку по налогу на прибыль или налогу по УСН (доходы минус расходы), а так же не уплачивать НДФЛ и страховых взносах с вознаграждения физическому лицу ( ч. 8 ст. 15 Закона N 422-ФЗ «Закона о самозанятых»).

Акт выполненных работ или накладную:

Кроме чека организация должна получить от самозанятого акт о выполнении работ или оказании услуг (п. п. 6, 8 ч. 6 ст. 14 Закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ).

Организация при наличии договора, чека и акта может учесть расходы в том числе в случае, когда плательщик НПД аннулировал ранее сформированный чек без возврата ей денежных средств (Письмо ФНС России от 28.10.2021 N ПА-4-20/15213@).

Самозанятый не сможет Вам выставить счет-фактуру, так как не является плательщиком НДС. Это следует из ч. 9 ст. 2 Закона N 422-ФЗ, п. 1 ст. 143, п. 3 ст. 169 НК РФ.

Данные правила, позволят обеспечить безопасность работы с  «самозанятыми» и законно снизить налоговую нагрузку на бизнес.  

Мы делимся своими знаниями, наработанным опытом и профессиональными компетенциями с заботой о Вашем бизнесе. Мы находим оптимальное решение Вашей задачи в текущем моменте.  Создавайте и развивайте бизнес вместе с нами.