Как можно расходы по содержанию личного авто учитывать в бизнесе с точки зрения налогов

«Как можно расходы по содержанию личного авто учитывать в бизнесе с точки зрения налогов?» Очень часто с этим вопросом ко мне обращаются бизнесмены. Разберем возможные варианты.

Первый вариант: аренда

Когда в бизнесе используется авто, которое компания не приобретала, то можно взять его в аренду у ее собственника (физического лица), заключив договор.

Плюсы:

• Все расходы по содержанию авто в рамках такого договора несет бизнес (ремонт,  расходники, ГСМ и т.д.). Данные расходы учитывается при расчете налога на прибыль и налога по УСН 15%.

Минусы:

• Документальное оформление и экономическое обоснование каждого расхода;
• Уплата в бюджет 13% НДФЛ с арендной платы.

Второй вариант: использование личного авто в служебных целях с выплатой компенсации

Оформляется приказ, где необходимо указать, кто по должности на каком автомобиле выполняет свои служебные обязанности.

В зависимости от объема двигателя сотруднику за отработанный  месяц выплачивается компенсация в установленном размере.Если сотрудник в данном  месяце не работал или отработал неполный месяц, компенсация не выплачивается или выплачивается пропорционально отработаному времени.

В расходы по налогу на прибыль такая компенсация включается в пределах лимита (2400.00 или 3000.00 руб.).

Третий вариант: лизинг

Юридическое лицо может приобрести автомобиль в лизинг. Сделка оформляется договором о передаче транспортного средства в аренду с возможностью его выкупа после окончания действия соглашения. В случае с транспортом в лизинге, он будет принадлежать лизингодателю, а оформлен на предприятие.

Плюсы:

• Лизинг позволяет принять к вычету НДС со всей суммы договора, которая включает не только стоимость автомобиля, но и проценты (за финансирование и удорожание, если есть), страхование, услуги ТО и прочее. Это увеличивает размер НДС к вычету и уменьшает размер налогооблагаемой прибыли;
• Для покупки автомобиля в лизинг не нужен бизнес-план;
• Можно купить автомобиль с пробегом и из-за рубежа.

Минусы:

• Машина является собственностью компании. Ее нельзя использовать для субаренды или передачи третьим лицам;
• В случае продажи транспорта средства поступают не на личный счет директора или учредителя, а на счет ООО. Такая сделка влечет за собой обязательства по уплате НДС в случае, если компания работает на общей схеме налогообложения. При прекращении деятельности организации вместе с другими активами движимое имущество будет подлежать разделу, с него нужно заплатить НДФЛ;
• Имущество принадлежит компании, и в случае ее банкротства пойдет на покрытие долгов.

Четвертый вариант: приобретение автомобиля организацией в кредит

Плюсы:

• В отличие от лизинга, транспорт в кредит сразу становится собственностью клиента с момента подписания договора;
• Кредит в сравнении с лизингом проще закрыть досрочно;
• Кредит можно взять на длительный срок. Лизинг оформляют не более чем на 60 месяцев. Автокредитование доступно на срок до 7-10 лет.

Минусы:

• Автомобиль в собственности автоматически означает необходимость платить имущественный и транспортный налоги;
• Зачастую в кредит нельзя взять подержанный транспорт;
• Невозможность оптимизировать налоги в сравнении с лизингом.

Документы, которые должны быть оформлены по расходам на содержание авто

Если это не транспортная компания, то нет необходимости оформлять путевой лист. Вместо него для подтверждения факта использования авто в служебных целях и трат на топливо можно формировать маршрутный лист или отчет из системы спутниковой навигации при ее наличии.

Необходимо разработать и утвердить в Учетной политике форму данного документа.

Маршрутный лист должен содержать информацию:

• Данные авто;
• Кто ездил;
• Когда ездил;
• Цель поездки;
• Маршрут поездки;
• Время поездки;
• Километраж;
• Сколько топлива израсходовано.

При любой хозяйственной операции в бизнесе необходимо исходить из ее деловой цели, экономического обоснования и документального подтверждения.

Топливные карты

Топливная карта — удобный инструмент учета и контроля приобретения ГСМ. Компания сама устанавливает лимит объема ГСМ на заправку авто. В компании, где применяют топливные карты, должны быть следующие документы:

• Правила работы с топливными картами;
• Журнал учета движения карт.

Что касается экономического обоснования расходов на ГСМ, рекомендую установить норматив, это позволит планировать бюджет расходов на ГСМ и контролировать расход бензина водителями.

При расчете норматива можно взять базовые нормы расхода на 100 км пробега данным видом авто из методологических рекомендаций Минтранса от 14.03.2008 N  АМ-23-р, или из данных технической документации, или же произвести самостоятельно контрольные замеры.

К базовым данным добавляем коэффициенты, учитывающие условия эксплуатации. Например:

• 5%-20% — езда в зимний период;
• 5%-35% — езда по городу;
• До 7% — система климат-контроля и кондиционер;
• До 5% — авто старше 5 лет;
• До 10% — авто старше 8 лет;
• 35%-50% — езда в тяжелых климатических и сложных дорожных условиях.

Рассчитанный норматив с коэффициентами и надбавками для конкретного авто следует утвердить приказом по компании.

Правила для расчета ГСМ для грузовых авто отличаются. Необходимо добавить к расчету расход топлива на перевезенную тонну груза.

Алгоритм расчета таков:

• Расчет нормы расхода ГСМ без груза в литрах на 100 км пробега аналогично легковому авто, с поправочными коэффициентами;
• Расчет объема грузоперевозки: масса перевезенного груза (в тоннах), умноженное на расстояние в километрах;
• Грузовое авто дополнительно расходует ГСМ на перевозку тонны груза на 100км: до 2 литров бензина и 1.5 литров солярки.