Когда в бизнесе возникает необходимость в использовании автомобильного транспорта, то одним из способов решения данной задачи является привлечение личного транспорта сотрудника, как грузового, так и легкового.
Работодатель договаривается с сотрудником, работа которого связана с ежедневными поездками по служебным делам, выполнять его поручения на личном автомобиле. В этом случае работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях. К таким сотрудникам, чья трудовая функция носит разъездной характер, могут например, относиться торговые представители или водители, осуществляющие доставку товаров покупателям. Автомобиль в этом случае должен принадлежать сотруднику на праве собственности.
Для обоснования в расходах компенсационных выплат компания оформляет ряд документов
1
С работником заключают дополнительное соглашение к трудовому договору о разъездном характере работы и компенсации расходов на использование личного транспорта или издают приказ. В документе указывается цель использования личного транспорта, полная информация об автомобиле из свидетельства о регистрации ТС (копия прилагается), размер ежемесячной компенсации и перечень расходов на эксплуатацию, подлежащих компенсации.
В перечень расходов можно включить: износ автомобиля, расходы на бензин, парковку автомобиля и мойку в рабочее время, ремонтные работы. В компенсируемые расходы нельзя включить обязательный техосмотр, транспортный налог, страхование ОСАГО и КАСКО- это обязательные расходы автовладельца.
В зависимости от интенсивности эксплуатации автомобиля в служебных целях и степени его износа, компенсация может быть в фиксированной сумме или в фактически понесенных затратах.
Компенсация выплачивается ежемесячно одновременно с зарплатой за фактически отработанное время, за период нахождения работника в отпуске или на больничном или когда транспорт не использовался из-за его неисправности компенсация не выплачивается.
Расходы на ремонт компенсируются в случае если ремонт возник из-за поломок в результате использования авто в служебных целях.
2
Компенсируемые расходы должны быть документально подтверждены. Сотрудник ежемесячно предоставляет чеки, акты и т.п. на бензин, парковку, мойку и ремонт, путевые листы (если компенсация зависит от пробега) или журнал учета служебных поездок (если компенсация в фиксированной сумме).
3
Ежемесячно формируется бухгалтерская справка-расчет компенсации за использование легкового автомобиля сотрудника в служебных целях, если размер компенсация не фиксированный.
При соблюдении перечисленных требований, компенсация в полном размере не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Что касается учета таких расходов при расчете налога на прибыль или упрощенного налога (доходы минус расходы), то к сожалению, данная компенсация принимается в налоговые расходы в пределах установленных норм. Такие нормы для легковых авто и мотоциклов правительство установило еще в 2002 году (п.1 Постановление Правительства от 08.02.2002г) согласно пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ при рабочем объеме двигателя до 2000 куб.см включительно - это 1200,00 руб. в месяц, а при объеме двигателя свыше 2000 куб.см – 1500,00 руб.. Компенсация сверх установленной нормы не принимается в налоговый расход.
Если в бизнесе используется личный грузовой транспорт сотрудника, то законодательством нормы для такой компенсации не предусмотрены, следовательно вся сумма таких выплат является прочим расходом, связанным с производством и реализацией и полностью относиться на уменьшения налога на прибыль (пп. 49 п.1 ст.264 НК РФ).
Таким образом, при наличии в бизнесе штатных сотрудников с разъездным характером работы, использующих личный транспорт, компания имеет возможность выплачивать таким работникам ежемесячно компенсацию при соблюдении необходимых требований на законных основаниях без дополнительной налоговой нагрузки, а в случае с грузовыми авто – снижать налог на прибыль.
Применение в компании данного финансового инструмента позволит сохранить бизнес и эффективных сотрудников.
Мы делимся с Вами своими знаниями, наработанным опытом и профессиональными компетенциями с заботой о Вашем бизнесе. Мы находим оптимальное решение Вашей задачи в текущем моменте. Создавайте и развивайте бизнес вместес нами.
директор компании "Бухгалтерия Плюс",
аттестованный профессиональный бухгалтер и аудитор
Ольга Бондарь.
