Как перейти на электронные транспортные документы, если занимаетесь грузоперевозками или просто принимаете товары от ТК?
Наверняка, вы уже заметили, что происходит полная перестройка процессов логистики и документооборота и мы надеемся, что вы уже над этим работаете, чтобы к осени ваш бизнес работал без сбоев и штрафов.
С 1 сентября, как вы уже знаете из предыдущего материала, все участники грузоперевозок ( заказчики, отправители грузов, получатели грузов, перевозчики, экспедиторы) должны перейти на электронный документооборот.
Груз, доставляемый по воздуху или железной дороге, также должен быть оформлен по электронной транспортной накладной с 1 сентября 2026 года.
Все участники грузоперевозок должны передавать сведения в систему ГИС ЭПД через операторов ИС ЭПД в формате XML-файлов.
- В электронном виде обязательно оформлять:
- транспортные накладные (ЭТрН);
- заказы и заявки на перевозку (ЭЗЗ);
- экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка);
- путевые листы;
- железнодорожные накладные;
- грузовые накладные при авиаперевозках.
Исключение: перевозчик вправе оформить накладную на бумаге, если оказывает услуги на территории повышенной готовности или военного положения, перевозит воинские грузы, если клиент – иностранец, груз предназначен для личных нужд и др.
Что нужно сделать при работе с ТК?
- Убедиться, что экспедитор есть на платформе «Гослог».
- Скорректировать шаблон договора.
Примеры, когда можно обойтись без договора перевозки и транспортной накладной:
- Груз доставляет продавец собственным транспортом, при этом стоимость доставки в договоре купли-продажи или поставки указана отдельно от стоимости товара.
- Груз доставляет покупатель собственным транспортом, без привлечения перевозчика (самовывоз).
Этапы обмена электронными путевыми листами
Создание ЭПЛ
Ответственный сотрудник, например диспетчер, создаёт документ. Заполняет Титул 1: указывает маршрут, водителя и транспортное средство. Записывает данные и подписывает своей УКЭП.
↓
Предрейсовый медосмотр
Медработник проверяет водителя перед рейсом, фиксирует результаты осмотра в Титуле 2 ЭПЛ. Записывает данные и подписывает своей УКЭП.
↓
Предрейсовый техосмотр
Механик осматривает машину, выдаёт разрешение на выпуск в Титуле 3, записывает показания одометра, уровень топлива и время выезда в Титуле 4. Подписывает своей УКЭП или УНЭП. Титул 4 может подписать водитель.
↓
Передача ЭПЛ оператору ИС ЭПД
После подписания всех титулов ответственный сотрудник передаёт данные оператору ИС ЭПД для дальнейшей отправки в ГИС ЭПД.
↓
Проверка данных
Оператор ИС ЭПД проверяет корректность данных, формат XML-файлов и направляет документ в ГИС ЭПД.
↓
Формирование QR-кода
ГИС ЭПД регистрирует документ и формирует QR-код для водителя.
↓
Передача QR-кода водителю
Ответственный сотрудник получает QR-код из системы и передаёт водителю по почте, через личный кабинет или мобильное приложение.
↓
Проведение рейса
Водитель получает код и подтверждает готовность к рейсу с помощью своей КЭП.
↓
Послерейсовый техосмотр
Механик осматривает машину, записывает показания одометра, уровень топлива и время заезда в Титуле 5. Подписывает своей ЭП.
↓
Послерейсовый медосмотр (при перевозке пассажиров и опасных грузов)
Медработник проводит осмотр водителя после рейса, фиксирует результаты осмотра в Титуле 6 ЭПЛ. Записывает данные и подписывает своей УКЭП.
↓
Завершение цикла документооборота ЭПЛ
Ответственный сотрудник передаёт оставшиеся титулы оператору для дальнейшей отправки в ГИС ЭПД.
