Сотрудники – наше всё. Особые условия найма сотрудника - как отразить в учёте и обосновать данные

Один из главных участников бизнес-процесса в любых экономических обстоятельствах – СОТРУДНИК. Сегодня, как никогда востребован максимально эффективный профессионал. Для привлечения такого ценного сотрудника, работодатель предлагает особые условия труда. Например, когда сотрудник иногородний или не имеет собственного жилья, компания берет на себя расходы по аренде жилья.

Такая преференция для сотрудника влечет две особенности для бизнеса с точки зрения уплаты налогов. Первая – это расход компании по налогу на прибыль, а вторая – это доход сотрудника в натуральном выражении для удержания НДФЛ и уплаты страховых взносов.

В случае, когда  договор аренды помещения заключается по инициативе работодателя в целях осуществления хозяйственной деятельности организации и в связи с необходимостью привлечения работников, имеющих особый опыт и квалификацию, при этом жилье не  относится  к категории элитного, такой расход по найму жилья для размещения работников носит социальный характер, т.е. не является формой системы оплаты труда, относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, следовательно  его  нельзя учитывать  для целей налогообложения прибыли в соответствии с п.29 ст.270 НК РФ. 

Что касается НДФЛ, поскольку жилье арендовано в интересах работодателя, а не в интересах самого работника, то у сотрудника не возникает облагаемого НДФЛ дохода. НДФЛ с арендных платежей не исчисляем. Такую позицию еще в 2015 году озвучил ВС.

В отношении страховых взносов мнения судей ВС и Минфина разделились. Судьи считают, что оплата найма жилья для работника не является вознаграждением за труд, не относится к стимулирующим выплатам и напрямую не зависит от квалификации работника, сложности, качества и условий выполнения работы, следовательно такие расходы не подлежат обложению страховыми взносами (Постановление АССЗО от 28.07.2021 № Ф07-9098/2021, Постановление 9 ААС от 15.07.2021 № 09АП-31688/2021).  Минфин и ФНС занимают иную позицию и подчеркивают, что если оплата аренды жилья закреплена в локальном нормативном акте компании, то не имеет значения, зависит она от результатов труда или носит социальный характер – это объект обложения страховыми взносами, т.к. они не поименованы как необлагаемые в ст. 422 гл. 34 НК РФ.

Существует иной вариант отражения расходов по аренде жилья, когда такие расходы компания рассматривает как особые условия в рамках трудового договора. Следовательно, жилье арендуется в интересах работника и сотрудник получает экономическую выгоду в натуральном выражении.  В этом случае расходы по найму жилья является формой оплаты труда и учитываются для целей налогообложения прибыли организации в составе расходов по оплате труда.  В данном варианте арендные платежи являются доходом сотрудника в натуральном выражении, компания обязана удержать с данного дохода НДФЛ и обложить страховыми взносами в общем порядке ( п. 1 ст.21, пп.1 п.2 ст. 211, ст.41,   п.1 ст.421 НК РФ).

Как отразить в учете и обосновать данные условия найма сотрудника – выбор руководителя компании. В каждом из вариантов есть свои плюсы и минусы, необходимо на ваших данных сделать расчеты и принять экономически обоснованное решение в отношении данной категории расходов.

Сегодня крайне важно сохранить бизнес и эффективных сотрудников с минимальными потерями - это фундамент для дальнейшего развития компании и набора высоты.

Мы продолжаем делиться с Вами своими знаниями, наработанным опытом и профессиональными компетенциями. Мы решаем задачи малого и среднего бизнеса подстраиваясь под текущий момент. Удачи и процветания Вам и Вашему бизнесу. Вместе – мы сила.